Din nettleser er for gammel. Vennligst oppgrader nettleseren din eller last ned en alternativ nettleser som Google Chrome eller Firefox.

En konferanseplanleggers smørbrødliste

Du skal planlegge en konferanse, men vet ikke helt hvor du skal begynne? Som ansvarlig for arrangementet, er det uten tvil mye å tenke på – det er både store og små detaljer som skal på plass. For mange kan denne prosessen by på en del utfordringer. Nøkkelen til en vellykket konferanse ligger i forberedelsene, og med et grundig forarbeid er sjansen stor for at deltakerne blir fornøyd. Her kommer noen nyttige råd som vil hjelpe deg på veien til suksess.

Vær tidlig ute med planleggingen

Å planlegge en konferanse er en prosess som kan ta lang tid – begynn derfor tidlig. Start alltid med å definere målet for konferansen. Med et konkret mål blir det lettere å planlegge resten. Formålet med en konferanse vil være forskjellig fra bedrift til bedrift. Hva er hensikten med konferansen? Hva ønsker dere å få ut av den? Det kan være å utdanne medarbeidere, øke samholdet blant de ansatte eller øke forståelsen for forandringer som gjøres i bedriften. Ta stilling til om dette skal være et rent faglig arrangement, eller om det sosiale skal prioriteres, eventuelt en kombinasjon av dette.

Når tema og grunnlaget for konferansen er satt begynner planleggingen av selve arrangementet. For å ha kontroll på de ulike gjøremålene er det viktig med sjekklister og klar ansvarsfordeling. Spesifiser fristene for når de enkelte oppgavene må være utført og når ulike detaljer må være på plass. En arrangementskomité kan være nyttig å opprette hvis det er en større konferanse som står for døren.

Finn riktig konferansearena

Neste steg er å finne den perfekte konferansearena for akkurat deres arrangement. Formålet med konferansen er kartlagt, dere har en formening angående når den skal finne sted, antall deltakere som kommer og hvem de er. Dette er rammer som ofte kan gi en pekepinn på hvor det er hensiktsmessig å legge konferansen. Undersøk hvilke arenaer som har kapasitet til antall deltakere i ønsket møteromoppsett, har alt av nødvendig teknisk utstyr tilgjengelig og har mindre møterom til gruppearbeid dersom dere trenger dette.

Hvis dere har mulighet, besøk gjerne et par utvalgte konferansesteder på forhånd.  Dere vil da få god input på de ulike mulighetene som finnes, en følelse av konferanseområdene, fasilitetene som er tilgjengelig for deltakerne og profesjonaliteten til de ulike konferanseteamene. Overgår noen forventingene deres? Skiller et av konferansestedene seg ut ved å yte det lille ekstra?

Bli med på en uforpliktende omvising om bord

Også verdt å tenke på ved valg av konferansearena

Alt – og alle – samlet på ett sted. En kjent utfordring når man skal gjennomføre en konferanse er å holde alle samlet gjennom hele programmet. En løsning på dette er å finne et alternativ som kan tilby alt fra konferanselokaler og overnatting til bespisning, underholdning og aktiviteter. Tenk litt utenfor boksen – hvilke alternativ gir den perfekte ramme for å holde alle samlet gjennom hele arrangementet?

Sentral beliggenhet. Det er en fordel hvis det er kort vei og lettvint for ansatte å komme seg til og fra konferansearenaen. Sjekk at det er transport lett tilgjengelig, og få bekreftet at det er gode parkeringsmuligheter for deltakerne som har valgt å kjøre til arenaen.

Gode matopplevelser. Mat og drikke er for mange høydepunktet i løpet av en konferanse, og bør derfor prioriteres. Hvilke alternativ er det til pausemat, lunsj og middag? Det kan være smart med næringsrik pausemat for å sikre at deltakerne holder seg friske og opplagte under hele konferansen. Videre kan en velsmakende lunsj bidra til en bedre møteopplevelse. En rikholdig buffet faller som oftest i god smak hos de fleste. Sjekk også hvem som kan imøtekomme matallergier eller spesielle dietter, hvis det skulle være tilfeller av dette.

Ta en virtuell tur på Color Fantasy her

Utsendelse av invitasjon

Når lokalet er på plass, er tiden inne for å sende ut invitasjon til deltakerne. Påmeldinger er for mange den mest omfattende delen av planleggingen. Det ligger mye jobb i å holde oversikt over påmeldinger, avmeldinger og endringer. Hvis det er en større konferanse som skal arrangeres, anbefales det å bruke et elektronisk påmeldingsskjema for å gjøre arbeidet mer overkommelig. Da kan informasjon fra deltakerne som allergier eller annet som krever tilrettelegging enklere hentes ut.

Sett opp et program

Planleggingen er godt i gang og de fleste brikkene skal nå være på plass, men det må også settes opp et detaljert konferanseprogram over tid som skal brukes på hvert foredrag eller aktivitet. For at deltakerne ikke skal bli rastløse og lære mest mulig anbefales det å ha et variert innhold. Deltakerne holder seg da våkne og de blir mer mottakelig for ny informasjon. Pass på at ikke programmet blir for tett – en pause på ti minutter blir sjelden ti minutter. Tenk på deltakernes behov når dere går igjennom programmet. Dere vil da tilslutt ende opp med et program som bidrar til at deltakerne får en fin opplevelse.

Dersom dere synes denne delen av planleggingen er tidskrevende og vanskelig, er det mange tilbydere som har egne konferanserådgivere som kan hjelpe med å sette opp et program. Det kan være lurt å benytte seg av deres ekspertise for å få mest mulig ut av tilbudet på det aktuelle stedet, og i tillegg få noen gode tips underveis. 

Også verdt å tenke på når programmet settes opp

Gi nok tid til pauser. Husk å legge inn rikelig med pauser – dette er nødvendig for å holde konsentrasjonen til deltakerne på topp. Ingen ønsker å snakke til en forsamling som er uten energi. Minglingen som oppstår i pausene skal heller aldri undervurderes. En konferansedeltaker gleder seg til å få faglig påfyll, men de fleste ser også frem til interaksjonen med andre mennesker. Det er i pausene kunnskap, erfaring og de gode samtalene utveksles.

Fokus på det sosiale? Verdien av det sosiale rundt en konferanse skal aldri feies til side. En god middag om kvelden eller sosiale aktiviteter kan gjøre en konferanse til noe helt spesielt. Om dere virkelig ønsker å bygge samhold er gruppeaktiviteter en fin måte å sørge for at alle engasjerer seg. Det kan lønne seg å ikke vente for lenge med teambuilding, da dette ofte legger til rette for at flere tør å ta del i diskusjonen på det faglige. I tillegg yter fornøyde ansatte som blir bedre kjent og bygger gode relasjoner mer når de er tilbake på kontoret.

Her finner du oversikt over gruppeaktiviteter om bord